HANTERING AV PERSONUPPGIFTER

När ni skickar in en intresseanmälan, skriver upp er på en mässa, anmäler er till prova på dag/skuggning, önskar information eller marknadsföring om våra skolor, behöver samtycke lämnas. Samtycke är frivilligt och avges när anmälan eller önskemålet skickas in. Syftet med behandlingen är att informera er i enlighet med det ni visat intresse för, administrera besök, skicka marknadsföring, andra meddelanden och påminnelser.

Personuppgifter som behandlas kopplat till det här är:
• Namn
• Epost
• Telefonnummer
• Programval
• År för tänkt studiestart

Rättslig grund: Samtycke, Du kan när du vill dra tillbaka ditt samtycke, invända mot behandlingen, begära registerutdrag, rättelse eller att vi begränsar behandlingen. För att avregistrera dig från digitala reklam- och kommunikationsutskick, följ instruktionerna i det SMS eller e-post som du har fått från oss. Du kan även kontakta skolan för detta.

Bevarande tid: Uppgifterna lagras i ett år efter att ansökningstiden för den sökta utbildningen gått ut. Vid tillbakadraget samtycke gallras uppgifterna omgående.

Mottagare av personuppgifterna: Marknadsavdelningen och skoladministration inom det varumärke du visat intresse för samt marknadsavdelningen inom AcadeMedia. Leverantör, AcadeMedia Support AB, Microsoft Ireland Operations Ltd och Infobip Sweden AB. Uppgifterna kan komma att behandlas i Sverige/EU och i de s.k. tredjeländer, länder utanför EU/EES. Överföring till tredjeländerna sker med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

 

Avsäga dig direktreklam

Du kan när som helst avsäga dig reklam- och kommunikationsutskick, både digitala och i pappersformat. Avregistrering av direktreklam via post kan ske med två metoder; en fullständig avregistrering från SPAR/marknadsregister eller en avregistrering från AcadeMedias reklam. Du avregistrerar dig genom att fylla i detta formulär. För att avregistrera dig från digitala reklam- och kommunikationssutskick, följ instruktionerna i det SMS eller e-post som du har fått från oss.

Nedan kan du som vårdnadshavare eller elev läsa om hur vi behandlar personuppgifter för olika ändamål inom respektive område.

 

Anta och skriva in elever i skolan

När en elev får en plats i en av våra gymnasieskolor genomförs flera behandlingar av personuppgifter. Eleven och vårdnadshavare skrivs in i vårt källsystem Schoolsoft. Där lägger vi in uppgifter om dig som vårdnadshavare och elev som behövs för att vi ska kunna bedriva vår verksamhet, till exempel erbjuda modersmålsundervisning eller särskilt stöd. Informationen kommer från elevens föräldrar, från Skatteverkets register om personer i Sverige; ”Statens personadressregister (SPAR)” och skapas också ibland av de som jobbar på skolan som eleven går på.

I samband med det som beskrivs ovan behandlas följande personuppgifter:

• Namn och personnummer på elev
• Namn och personnummer vårdnadshavare
• Folkbokföringsadress
• Telefon
• E-post
• Meritpoäng och behörighet från grundskolan
• Kommentar (fritextfält)
• Modersmål
• Resultat på färdighetsprov eller uttagning om du söker en utbildning där detta krävs, till exempel musik eller idrott på vissa skolor
• Uppgift om hälsa som sjukdom, diagnos eller liknande som skolan behöver veta för att kunna tillhandahålla extra anpassningar, särskilt stöd eller arbeta med elevhälsa eller om du söker en av våra anpassade gymnasieskolor. Mer information om behandlingar relaterat till det finns nedan. Uppgifter om hälsa kan även förekomma om eleven är inskriven i en resursskola på gymnasienivå.

Mottagare av personuppgifter: Intendent eller annan administrativ personal på skolan, personal på skolan som lärare, leverantör av system som Schoolsoft och Google. När vi arbetar i Google exponeras uppgifter till USA baserat på adekvansbeslut enligt art. 45 GDPR EU-US Data Privacy Framework. För mer information om dessa kontakta skolan.

Rättslig grund: Allmänt intresse, 15 kapitlet 5 §, 16 kapitlet 37 § och 17 kapitlet 15 § skollagen (2010:800) samt uppfylla krav på särskilt stöd och arbete med modersmål samt bedriva resursskola på gymnasienivå. Modersmål behandlas med stöd av art 9. g) GDPR allmänt intresse arbeta med modersmål i enlighet med lagkrav i skollagen.

Bevarande tid: Antagningsbeslut och uppsägning av köplats gallras vid läsårsslut enligt arkivplan. Övriga personuppgifter bevaras under tiden eleven är inskriven i gymnasieskolan och ska därefter gallras.

 

Kommunicera med elev och vårdnadshavare

Tills eleven blir myndig har vårdnadshavare rätt att informeras om elevens skolgång, vilket sker via Schoolsoft eller Google Classroom. På dessa digitala plattformar hittar ni också viktig information från skolans rektor eller lärare om läxor, kommande prov eller studiedagar. När eleven fyller 18 år har vårdnadshavaren inte längre behörighet om inte eleven väljer att dela den. Kontakt kan också ske genom Snackamedskolan.

Skolan kan behöva kontakta eleven eller elevens vårdnadshavare vid akuta situationer eller sjukdom som uppstår på skolan. Det är också möjligt för eleven eller elevens vårdnadshavare att kontakta skolans ledning eller huvudman och den kontakten sker främst via e-post eller telefonsamtal.

För att kunna göra detta behöver vi behandla följande kategorier av personuppgifter om er:

• Namn och personnummer
• Kontaktuppgifter som e-post och telefonnummer
• Kommunikation i form av e-post och sms
• Användarnamn (Snackamedskolan)
• Grupp/klass
• Ljud- och bildmaterial
• Beskrivningar av lärande och förslag på utveckling framåt

Mottagare av personuppgifter: Uppgifterna delas internt med mottagaren av informationen, till exempel om en vårdnadshavare skickar ett mejl till en lärare eller om möte bokas med studie- och yrkesvägledare samt med leverantörerna av lärplattformarna, Schoolsoft och Google som är våra biträden. När vi arbetar i Google exponeras information till USA baserat på adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework i enlighet med art. 45 GDPR. Kontaktar du oss genom Snackamedskolan delas uppgifterna med leverantörerna Publicis Communications Sweden AB, Telia Sergel och Twilio Sendgrid, av dessa exponerar eller överför Twilio Sendgrip uppgifter till USA med stöd av adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework i enlighet med art. 45 GDPR.

Rättslig grund: Allmänt intresse när det gäller att genomföra utbildning enligt Skollagen 1 kap 11 § (2010:800), alternativt rättslig förpliktelse enligt 3 kap. 3 § Skollagen (2010:800) när det gäller information till vårdnadshavare eller hantering av klagomål 4 kap. 8 § Skollagen (2010:800).

Bevarande tid: Kommunikation så som e-post gallras när syfte med kommunikation är uppnådd. Dock kan vissa personuppgifter och kommunikation bevaras längre om det är en del av en annan behandling, till exempel klagomål mot utbildningen eller som en del av det systematiska kvalitetsarbetet.

 

Hantera IT konton

Eleven får vid antagning ett IT-konto så att eleven kan logga in på skolans datorer. Information om eleven hanteras då för att elevens konto ska vara säkert; så kallad datasäkerhet. I samband med att eleven börjar skolan får även du som vårdnadshavare ett konto hos oss för att kunna ta del av information genom Schoolsoft. Informationen för att skapa kontot kommer från dig själv, hemkommunen och SPAR (Statens personadressregister). Har du frågor om ditt konto eller elevkonton, kontakta i första hand skolan.

• Elevens användarnamn
• Elevens lösenord
• Vårdnadshavares namn och personnummer
• Vårdnadshavares e-post och telefonnummer
• IP-adress (det nummer som identifierar den dator eleven använder på ett nätverk)
• Om eleven använder vissa typer av program på datorn, exempelvis kan även händelser som har med säkerhet på elevens konto att göra, loggas
• Informationen kommer från skolans IT-stöd eller av programmen eleven använder på datorn

Mottagare av personuppgifter: Informationen hanteras av skolans IT-stöd och skoladministration, Academedia Support AB samt leverantör av tjänsten. För AD-konton är det Azure genom Microsoft. Uppgifterna ska endast behandlas inom EU/EES.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, behörighetshantering, åtkomsthantering och uppgiftsminimering.

Bevarande tid: Personuppgifter, både elevens och vårdnadshavarens bevaras under tiden eleven är inskriven i skolan.

 

Hantera närvaro och frånvaro

När en elev går i gymnasieskolan finns närvaroplikt och om en elev är frånvarande ska det anmälas. Tills eleven är myndig är skolan skyldig att kontakta vårdnadshavare vid frånvaro. Vi tar närvaro under varje lektion samt följer upp om eleven varit frånvarande från skolan under en längre period. När lärare på skolan tar närvaro registreras den i Schoolsoft. Skolan behöver aktuella närvarolistor i fall att något akut skulle hända på skolan.

Kategorier av personuppgifter:

• För eleven så som namn, efternamn, personnummer
• För vårdnadshavare så som namn, efternamn, personnummer
• Kontaktuppgifter som e-post och telefon
• Kommunikation
• Planerade närvarotider
• Faktiska närvarotider
• Frånvaro Grupp/klass

Mottagare av personuppgifter: Uppgifterna delas internt med mottagaren av informationen som ansvarig lärare för lektionen där elev frånvaroanmälts, vilket sker i Schoolsoft. Även rektor kan ta del av uppgifter om frånvaro då det kan påverka studiebidraget. Elevhälsoteam kan ta del av uppgifter om de blir inkopplade. Uppgifterna delas också med CSN baserat på närvaro. Uppgifterna behandlas endast inom EU/EES.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, 15 kap. 16 § Skollagen (2010:800) när det gäller närvaro i gymnasieskolan, samt rapportering till CSN enligt 6 kap. 6 § studiestödsförordningen (1999:1395).

Bevarande tid: Personuppgifter bevaras under tiden elev är inskriven i skolan.

 

Genomföra undervisning

Skolan har information om sina elever för elevens utbildning och för att lära eleven om ämnen eleven har i skolan. Elever ska ges den ledning och stimulans som alla elever har rätt till i den ordinarie undervisningen. Som en del av ordinarie undervisning använder vi oss därför av olika läromedel, analoga och digitala, till exempel används verktyg för att schemalägga undervisningen och säkerställa att eleverna får tillräckligt med undervisningstid. I undervisningen har vi även digitala prov.

Informationen som behandlas kommer från elevens föräldrar, från Skatteverkets register om personer i Sverige; ”Statens personadressregister (SPAR)” och skapas ofta av de som jobbar på skolan som eleven går på. Även information i tjänsterna som skapas vid användning behandlas.

Kategorier av personuppgifter som behandlas är följande::

• Namn
• Personnummer
• Känsliga personuppgifter (kön och modersmål)
• Grupp/klass
• Feedback pedagogisk progress
• Inlämnade uppgifter och provsvar
• Ljud- och videoinspelningar
• Närvaro
• Resultat på nationella prov
• Resultat på prov
• Utvecklingsplan
• Utvärderingar
• IP-adress
• Bild på elev

Mottagare av personuppgifter: Skolan är ansvarig för hur informationen om eleven hanteras och det är skolledningen, undervisande personal, skolpersonalen inom elevhälsan och elevresurser som använder informationen. Vissa typer av dokument som betyg förvaras i arkivskåp på skolan med begränsad behörighet.

I samband med att dessa behandlingar sker kan även andra leverantörer av tjänster för undervisning, biträden till oss, hantera en del av elevernas personuppgifter. Till exempel används Google Classroom och vid användning av Google exponeras uppgifter till USA baserat på art. 45 GDPR adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework. För schemaläggning används Schoolsoft, Skola24 och Plan Digital.

Vid digitala prov delas uppgifterna med leverantören Exam.net och Kunskapsmatrisen, båda genom bolaget Teachiq AB. Personuppgifterna som förekommer kopplat till digitala nationella prov delas med Skolverket. Mer information om digitala nationella prov finns här Digitala nationella prov – Skolverket.

Personuppgifterna kan även delas med så kallade tredjepartsappar som vi använder i undervisningen. För att trygga elevernas personuppgifter vid användning av tredjepartsappar ska granskning ske av Privacy Office innan en ny tjänst börjar användas. Vilka digitala läromedel och lärtjänster som finns på skolan kan eleven fråga sin rektor för att få detaljerad information om hur elevens personuppgifter hanteras i de olika systemen.

Rättslig grund: Allmänt intresse, genomföra utbildning enligt 1 kap. 11 § Skollagen (2010:800) i enlighet med läroplan, schemaläggning rättslig förpliktelse säkerställa tillräcklig undervisningstid, 16 kap. 18 §, 17 kap. 6 § Skollagen (2010:800).

Bevarande tid: Informationen tas bort vid olika tillfällen så att skolan inte har kvar den längre än nödvändigt, generellt bevaras uppgifter om eleven tills eleven lämnar skolan. Beslut om anpassad studiegång, beslut om enskild undervisning, beslut om placering i annan undervisningsgrupp, och beslut om åtgärdsprogram tas bort efter avslutad utbildning. Betyg sparas och tas inte bort.

 

Betygsättning och omdömen

Betygsättning och omdömen regleras i skollagen och läroplanen som vi följer. Vi lämnar även över betyg till hemkommunen. Betyg kan förvaras i arkivskåp på skolan med begränsad behörighet. I samband med det behandlas följande personuppgifter:

• Resultat på underlag till betyg och omdömen
• Namn
• Personnummer
• Klass
• Årskurs
• Betyg
• Utbildning/program
• Kursnamn

Mottagare av personuppgifter: Medarbetare som arbetar med betygsättning och administration av det, rektor, elev, vårdnadshavare, hemkommun.

Rättslig grund: Myndighetsutövning (betygssättning regleras i 3 kap. 13 § (2010:800), omdöme följer 15 kap. 22-27 §§ Skollagen (2010:800). Allmänt intresse modersmålsundervisning 10 kap. 7 § Skollagen (2010:800) modersmål. Överlämnande av betygsunderlag rättslig förpliktelse, 29 kap. 18 § Skollagen (2010:800), s.606 Prop. 2009/10:165.

Modersmål behandlas med stöd av art. 9 g) GDPR allmänt intresse arbeta med modersmål i enlighet med lagkrav.

Bevarande tid: Skriftligt omdöme för elev i åk 9 bevaras. Terminsbetyg gallras efter två år efter avslutad utbildning. Slutbetyg bevaras. Original ges till elev och kopia skickas till respektive kommun för arkivering och sparas även på skolan. Signerade betygskataloger ska sparas på skolan. Slutbetyg, studieintyg och examensbevis bevaras.

 

Arbeta med studieplaner

Det finns i skollagen krav på att vi ska arbeta med studieplaner i vissa fall, när vi gör det behandlas följande personuppgifter:

• Förnamn
• Efternamn
• Klass
• Närvaro/frånvaro
• Innehåll i studieplan

Mottagare av personuppgifter: Ansvarig lärare, elever och vårdnadshavare

Rättslig grund: Allmänt intresse, upprätta individuella studieplaner 16 kap. 25 §, 17 kap. 7 § Skollagen (2010-800)

Bevarande tid: 2 år efter avslutad utbildning för protokoll vid utvecklingssamtal och utvecklingsplan.

 

Internutredning och uppföljning av vidtagna åtgärder

Inom skolan finns det olika rättsliga krav på verksamheten kopplat till hantering av incidenter, kränkningsanmälningar och tillbudsrapporter. I praktiken kan det handla om att du som vårdnadshavare eller en elev lämnar in ett klagomål om skolan till rektorn eller skolchef. Det är möjligt att lämna anonyma klagomål, men för att genomföra en fullständig utredning kan enheten behöva samla in och behandla en del personuppgifter som är relevanta för att utreda ditt klagomål.

Rektorer har ett arbetsmiljöansvar för de elever som går i skolan, även om dessa inte omfattas av arbetsmiljölagen. Tillbud och olyckor som drabbar elev anmäls till huvudman för att denne systematiskt ska kunna följa upp inrapporterade tillbud och vidta åtgärder för att säkerställa att miljön är trygg för alla elever.

En rektor, lärare eller annan personal som får kännedom om att en elev har blivit utsatt för kränkande behandling av en annan elev eller vuxen i samband med verksamheten är även skyldig att anmäla detta till huvudman.

För att kunna upprätthålla dokumentation kring eventuella anmälningar eller incidenter som inträffar i samband med elevens deltagande i skolan gör vi följande personuppgiftsbehandlingar:

• Dokumentera eventuella olyckor/tillbud i ärendehanteringssystem
• Dokumentation av utredning och slutsatser kopplat till eventuella olyckor/tillbud för elevernas arbetsmiljö
• Dokumentation av utredning och slutsatser kopplat till eventuell kränkande behandling i verksamheten
• Åtgärdsplan för att säkerställa att kränkning upphör
• Dokumentation av utredning och slutsatser kopplat till klagomål mot utbildningen
• Handlingsplan för att åtgärda eventuella brister som upptäckts i verksamheten utifrån klagomål
• Kommunikation av utredning och vidtagna åtgärder till dig som vårdnadshavare

I samband med detta behandlas följande kategorier av personuppgifter:

• Namn på elev
• Om aktuellt, namn på vårdnadshavare
• Om aktuellt, kontaktuppgifter till vårdnadshavare
• Klagomålet som lämnats in med tillhörande underlag som till exempel bilder
• Upplysningar, handlingar och annat material som behövs för internutredning

Mottagare av personuppgifter: Internt delas informationen med de som arbetar med frågan till exempel rektor, skolchef och aktuell personal på skolan eller inom AcadeMedia, till exempel skoljurister, samt våra leverantörer av systemen som arbetet sker i, till exempel Google och Schoolsoft. Vid användning av Google exponeras uppgifter till USA baserat på adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework art. 45 GDPR. Kontakta skolan om du vill veta mer.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, hantera klagomål 4 kap. 8 §, 6 kap. 10 § Skollagen (2010:800).

Bevarande tid: Beslut och utredning av klagomål mot utbildningen bevaras i 5 år efter att beslut förmedlas. Anmälning/utredning av kränkande behandling till huvudmannen enligt 6 kap 10 § Skollagen (2010:800) bevaras också i 5 år.

Dokumentation av tillbud/olycksfall och utredning bevaras i 5 år efter att olyckan/tillbud anmäls för att säkerställa att du som vårdnadshavare kan få ut relevant information för till exempel försäkringsanmälan.

 

Möjliggöra anpassningar, särskilt stöd och åtgärdsprogram i gymnasieskolan

Alla elever har rätt till ledning och stimulans för att kunna utvecklas så långt som möjligt. En del elever har också rätt till extra anpassningar eller särskilt stöd. Eleven måste inte ha en diagnos för att få extra anpassningar eller särskilt stöd, det kan också vara så att eleven inte alltid känner till vilka anpassningar som läraren gör. Det kan till exempel vara att eleven får redovisa en uppgift muntligt istället för skriftligt. Är elevens behov större eller mer långvarigt kan rektor behöva fatta beslut om åtgärder så att eleven klarar kraven för betygen i årskursen. Alla gymnasieskolor inom AcadeMedia följer samma arbetsgång för arbetet med stödinsatser. För att kunna upprätthålla arbetsprocesserna med stödinsatser genomför vi följande personuppgiftsbehandlingar:

• En bedömning görs att en elev riskerar att inte uppfylla de betygskriterier eller de kriterier för bedömning av kunskaper som minst ska uppfyllas
• Elevens behov av stöd tillgodoses genom extra anpassningar. Anpassningarna följs upp
• Rektor ser till att en utredning av elevens eventuella behov av särskilt stöd genomförs skyndsamt
• Utredningen visar att eleven är/eller inte är i behov av särskilt stöd. Åtgärdsprogram utarbetas och beslutas om behov finns
• Eleven ges stöd i enlighet med åtgärdsprogrammet. Åtgärdsprogrammet följs upp och utvärderas
• Nytt åtgärdsprogram utarbetas och beslutas eller så tas beslut om att avsluta åtgärdsprogram

I samband med detta behandlas följande kategorier av personuppgifter:

• Elevens namn, efternamn, personnummer
• Behov av talsyntes
• Beslut om anpassad studiegång
• Beslut om enskild undervisning
• Beslut om placering i annan undervisningsgrupp
• Beslut om åtgärdsprogram
• Dokumentation av extra anpassningar
• Dokumentation för särskilt stöd
• Feedback pedagogisk progress
• Inlämnade uppgifter och provsvar
• Utvecklingsplan
• Utvärderingar

Mottagare av personuppgifter: Elevhälsopersonal, undervisande personal som stöttar i eleven kopplat till frågorna, Google och Prorenata. Vid användning av Google exponeras uppgifter till USA baserat på adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework i enlighet med art. 45 GDPR.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, 3 kap. 4, 4b, 5-12 §§ Skollagen (2010:800).

Personuppgifterna som behandlas kan vara känsliga enligt GDPR, de behandlas med stöd av art. 9 g) GDPR allmänt intresse uppfylla de krav som finns på verksamheten i skollagen.

Bevarande tid: Du kan läsa mer om hur länge vi behöver förvara de olika formerna av underlag kopplat till särskilt stöd i vår arkiveringsplan.

 

Erbjuda elevhälsans medicinska insats (EMI)- skolsköterska och skolläkare

I skollagen finns en rättslig förpliktelse att tillhandahålla elevhälsa. Vårdnadshavare och elever i våra skolor kan därför komma i kontakt med elevhälsans medicinska insats där skolan är vårdgivare; exempelvis skolsköterska eller skolläkare. Om det sker hanterar elevhälsans medicinska insats information i form av känsliga personuppgifter om eleven för att övervaka elevens hälsa och stödja en bra hälsoutveckling i skolan och då sker det baserat på krav i skollagen.

Elevhälsans medicinska arbete utgår från ett basprogram. Informationen tas fram av personalen inom den medicinska insatsen, till exempel skolsköterska eller skolläkare eller kommer från en annan vårdgivare, till exempel en annan skolas medicinska insats. Elevhälsans uppdrag i gymnasiet kan variera beroende på elevens tidigare skolgång, i vissa situationer ges till exempel kompletterande vaccinationer.

I samband med detta kan följande kategorier av personuppgifter behandlas:

• Elevens namn, efternamn, personnummer
• Kontaktuppgifter som telefonnummer och adress
• Elevhälsans medicinska insats (EMI) anteckning om anamnes, status, åtgärd och resultat
• EMI tidsbokning
• EMI vaccination
• EMI vaccinationsordination
• EMI vaccination överföring till Nationella vaccinationsregistret
• EMI skolläkaranteckning
• EMI remisser
• EMI hälsouppföljning
• EMI hälsodeklaration
• EMI checklista
• EMI diagnos
• EMI hörselkontroll
• EMI mätvärden
• EMI synkontroll
• EMI tillväxtkontroll
• EMI varningar
• EMI ärftlighet/risk
• EMI begäran om remissvar
• EMI inskannat underlag från tidigare vårdgivare
• EMI medgivande journalrekvisition
• EMI medgivande vaccination samtycke
• Inskannad psykomotorisk utveckling
• Inskannat psykologutlåtande
• Vårdgivarens avvikelserapport

Mottagare av personuppgifter: Beroende på vilken information det är kan den hanteras av skolsköterska, ledningsansvarig skolsköterska, skolläkare, skolöverläkare, skolpsykolog, systemadministratör för Prorenata och medicinsk verksamhetschef. Uppgifterna överförs inte till tredjeland. Uppgifter om vaccination överförs till Folkhälsomyndigheten i enlighet med lagkrav genom Prorenata.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, bedriva elevhälsa 2 kap. 25-28 §§ Skollagen (2010:800). Informationen om eleven hanteras med den tystnadsplikt som gäller enligt patientsäkerhetslagen (2010:659) och patientdatalagen (2008:355) samt enligt den allmänna dataskyddsförordningens konfidentialitetskrav. Tystnadsplikten kan hävas med stöd av samtycke. För utlämnande av vaccinationsuppgifter rättslig förpliktelse, 8 § Lag (2012:453) om register över nationella vaccinationsprogram m.m.

Uppgifterna som behandlas kan vara känsliga enligt GDPR, de behandlas med stöd av art. 9 g) GDPR arbete med elevhälsa i enlighet med skollagen.

Bevarande tid: Personuppgifterna bevaras och gallras inte då elevhälsan är slutinstans för behandling av uppgifterna.

 

Erbjuda elevhälsan i övrigt

Som elev i en av våra skolor kan man även komma i kontakt med elevhälsans andra delar, till exempel skolpsykolog och kurator. I så fall hanterar elevhälsan information om eleven för att stödja elevens utveckling mot utbildningens mål och skapa miljöer som främjar elevernas lärande, utveckling och hälsa. Elevhälsan arbetar även med frågor om elevernas arbetsmiljö och skolans värdegrund.

Informationen som behandlas kommer från eleven eller elevens vårdnadshavare. Den kan också tas fram av personalen på skolan, eller komma från en utomstående källa, till exempel en tidigare skola.

De personuppgifter som behandlas här är följande kategorier:

• Anmälan till rektor om omfattande frånvaro
• Anmälan till rektor om särskilt stöd
• Beslut om anpassad studiegång
• Beslut om enskild undervisning
• Beslut om placering i annan undervisningsgrupp
• Beslut om åtgärdsprogram
• Dokumentation av extra anpassningar
• Dokumentation för särskilt stöd
• Dokumentation för tilläggsbelopp
• Dokumentation vägledningssamtal
• EHT-anteckning, elevhälsans
• Utredningar
• Elevhälsoteamets anteckningar
• Kuratorsakt
• Konsultremiss
• Kurators anteckningar
• Närvaro
• Psykologisk anamnes
• Psykologiska journalanteckningar
• Psykosocial status
• Specialkost
• Specialpedagogiska behov
• Utvecklingsplan
• Medicin och underlag för egenvård

Mottagare av personuppgifterna: Rektor, elevhälsa, vårdnadshavare, leverantör av system. Arbete sker dels i Prorenata och Schoolsoft där ingen överföring till tredjeland sker. Visst arbete sker i Google då exponeras uppgifter till USA baserat på adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework i enlighet med art. 45 GDPR. För specialkost kan informationen samlas in genom Mina Sidor och då delas uppgifterna med leverantören Oneflow, uppgifterna överförs inte till tredjeland. Vid behov av egenvård kan medarbetare ha tillgång till läkemedel eller egenvårdsplan i låst skåp.

Beroende på varumärke så används ytterligare tjänster för elevhälsans arbete, inom gymnasiesegmentet används både DF Response och Studybee, informationen överförs inte till tredjeland. Vid frågor eller om du vill ha mer information om vilket system som används, kontakta din skola.

Rättslig grund: Allmänt intresse, tillhandahålla elevhälsa och elevstödjande insatser 2 kap. 25, 27, 28 § Skollagen (2010:800), Allmänt intresse, erbjuda skolmåltid 16 kap. 53 § Skollagen.

Bevarande tid: Beroende på typ av handling gallras informationen vid olika tidpunkter, mer specifik information finns i AcadeMedias Arkiveringsplan.

 

Hantera särskilt stöd och ansökan om tilläggsbelopp

Både i skollagen och i läroplanen beskrivs det tydligt att skolan ska särskilt uppmärksamma elever i behov av särskilt stöd och att vi ska ge det stöd som deras speciella behov kräver. Ibland är behoven utöver det som skolan kan erbjuda inom ramen för verksamheten och kan behöva söka tilläggsbelopp för att möta enskilda elevers behov. Vi kan därför behöva behandla uppgifter om eleven för att hantera och bemöta rättsliga krav kopplat till tilläggsbeloppsansökan samt för att tillhandahålla särskilt stöd. I samband med det behandlas följande personuppgifter:

• Namn
• Personnummer
• Skola och klass
• Pedagogisk kartläggning
• Handlingsplan
• Ansökan om tilläggsbelopp
• Uppgifter om hälsa kopplat till behovet om särskilt stöd

Mottagare av personuppgifter: Rektor, hemkommun

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, tillhandahålla särskilt stöd i gymnasiet 3 kap. 9§ skollagen (2010:800, ansökan om tilläggsbelopp 16 kap. 54 § skollagen (2010:800).

Bevarande tid: Dokumentation för särskilt stöd gallras efter överlämning vid övergång till grundskolan, dokumentation avseende tilläggsbelopp gallras efter 10 år.

 

Marknadsföring och informationsutskick

Vårdnadshavare eller elever beroende på ålder på våra skolor kan ge samtycke till, med andra ord godkänna, att skolan kan fotografera, filma eller spela in ljud med elever, som skolan sedan kan använda i marknadsföring och informationsutskick.

Om samtycke lämnats får eleven vara med på bilder, filmer och ljud som vi publicerar på våra sociala medier, till exempel Instagram, Facebook och TikTok så behandlas elevens personuppgifter även där. När du skrev under samtyckesblanketten fick du information om förutsättningarna för publiceringen och vad samtycket gäller, samma information finns samlad här.

När vi använder material innehållande personuppgifter inom våra verksamheter, ska det ske med beaktande av dataskyddsförordningen (GDPR). För att få fotografera, filma, spela in ljud eller skriva om elever och sprida materialet internt eller i marknadsföringssyfte, behövs samtycke från elev/vårdnadshavare. Elev kan samtycka utan vårdnadshavares underskrift om eleven är över 16 år. I annat fall krävs båda vårdnadshavares underskrifter. Om endast en vårdnadshavare lämnar sitt samtycke räknas det som att samtycke saknas för eleven.

Intern information och marknadsföring
Skolan är både en del av Drottning Blankas Gymnasieskola och AcadeMedia-koncernen. Ibland skapas och används material (bilder/filmer/ljud) i skolmiljö- eller sammanhang med medverkande elever i kompetensutvecklande syfte, exempelvis vid utbildningar eller nätverk för rektorer eller lärare. För att få lov att skapa och publicera material internt där eleven medverkar, behöver vi ditt samtycke. Materialet kommer som längst publiceras i tre år. Ifall samtycke givits kommer elev och vårdnadshavare inte att informeras inför varje publiceringstillfälle.

Extern information och marknadsföring
För att fotografera, filma och/eller spela in eleven i skolmiljö eller undervisningssammanhang och därefter publicera eller sprida materialet i marknadsföringssyfte (t.ex. i sociala medier, visning vid öppet hus eller annonskampanjer) behöver vi ditt samtycke. Ifall samtycke givits kommer elev och vårdnadshavare inte att informeras inför varje publiceringstillfälle. Bilderna kommer som längst att vara publicerade i tre år.

Återkalla samtycke
Du kan alltid återkalla ditt samtycke genom att kontakta skolan, du behöver inte motivera varför. Ett tillbakadraget samtycke betyder dock inte att tidigare publiceringar blir olagliga, eftersom samtycket var giltigt under perioden som de publicerades.

Vid publiceringen behandlas följande personuppgifter av eleven:

• Bild, film- och/eller ljud
• Eventuellt namn
• Skola

Mottagare av personuppgifter: Allmänhet och följare av våra sociala medier

Rättslig grund: Samtycke, det kan återkallas genom att kontakta skolan.

Bevarande tid: När tre år har passerat, eller om samtycket tas tillbaka, kommer materialet tas bort från vårt arkiv och från platser där det har publicerats. Om du har frågor om när uppgifterna kommer att raderas, kontakta skolan.

 

Rapportera statistik till SCB

Information om eleverna på våra skolor behandlas för att skolan måste redovisa information som ska ingå i statistik för nationell utvärdering. Informationen delas med Statistiska Centralbyrån på uppdrag av Skolverket.

I samband med rapporteringen behandlas följande personuppgifter:

• Elevens personnummer
• Skolenhetskod
• Namn på skola
• Årskurs och klass
• Programkod, namn på program och inriktning
• Om eleven läser idrottsutbildning
• Information om nationella prov
• Om eleven följer kursplanen för svenska som andraspråk
• Det språk eleven läser enligt kursplan i moderna språk
• Ett språk om eleven följer annan kursplan än i moderna språk
• Om eleven har beslut om åtgärdsprogram
• Om eleven får särskilt stöd i form av särskild undervisningsgrupp
• Om eleven får särskilt stöd i form av enskild undervisning
• Om eleven får särskilt stöd i form av anpassad studiegång
• Om eleven får studiehandledning på sitt modersmål

Mottagare av personuppgifter: Medarbetare internt som sammanställer informationen, SCB och Skolverket

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, Uppgiftsskyldighet gäller enligt 26 kap. 25 § skollagen (2010:800). Av 1 § förordningen (1992:1083) om viss uppgiftsskyldighet för huvudmännen inom skolväsendet m.m. följer att Skolverket får meddela föreskrifter om vilka uppgifter som ska lämnas. Insamlingen regleras av Skolverkets föreskrifter (SKOLFS 2011:142) om uppgiftsinsamling från huvudmännen inom skolväsendet m.m. Statistiken regleras även av lagen (2001:99) och förordningen (2001:100) om den officiella statistiken.

Bevarande tid: Personuppgifterna som lämnas ut bevaras och gallras i enlighet med vad som beskrivits under andra behandlingar, till exempel undervisning. Generellt bevaras uppgifterna under tiden eleven är inskriven i verksamheten.

 

Hantera praktikplats

Beroende på vilket program en elev läser kan det förekomma praktik, både som arbetsplatsförlagt lärande (APL) eller utlandspraktik genom Erasmus+ vilket sker i enlighet med de programstrukturer som finns för yrkesprogrammen. Vid APL tecknas ett utbildningskontrakt för varje elev och arbetsplats som elev, skolhuvudman och den som tillhandahåller APL skriver under, skolhuvudmannen har ett ansvar att upprätta utbildningskontraktet, är eleven inte myndig skriver även vårdnadshavare under. Beroende på vilken typ av praktik en elev har kan kategorierna av personuppgifterna som behandlas variera men det kan vara följande:

• Namn på elev, vårdnadshavare, lärare på skolenhet, handledare och skolhuvudman
• Upplägg för APL
• Adress
• E-post
• Telefonnummer
• Kontaktuppgifter till ansvarig på praktikplatsen
• Utbildning
• Omdöme för elevens APL

Mottagare av personuppgifter: Leverantör av tjänst som det hanteras i som Google, när Google används sker överföring till USA baserat på adekvansbeslut EU-US Data Privacy Framework i enlighet med art. 45 GDPR.

Rättslig grund: Allmänt intresse, möjliggöra APL i enlighet med 6 kap. 11§ a skollagen (2010:800).

Bevarande tid: Personuppgifter bevaras under tiden elev är inskriven i skolan och gallras därefter om de inte behövs för andra ändamål, till exempel bevaras ekonomiska underlag för bokföringssyften i 7 år.

 

Hantera ledighetsansökan för elev

Under vissa förutsättningar kan vårdnadshavare ansöka om ledighet för elev under pågående termin utanför loven. I samband med detta behandlas följande personuppgifter:

• Namn
• Personnummer
• Klass
• Namn och telefonnummer/e-post vårdnadshavare
• Anledning till ledighet kan innebära att uppgifter om religion eller hälsa behandlas
• Vid Erasmus+ utbyte kan ytterligare information behandlas
• Kommunikation om APL/Erasmus

Mottagare av personuppgifter: Personal som mottar ansökan, APL-plats, ansvarig lärare om ledighet kortare än 10 dagar och uppgiften är delegerad, rektor, leverantör av system som det hanteras i vilket främst är Google för Gmail och Schoolsoft.

Rättslig grund: Allmänt intresse, ansökan om ledighet 7 kap. 18 § Skollagen.

Bevarande tid: Personuppgifter bevaras under tiden eleven är inskriven i skolan och gallras därefter.

 

Anmälningar till kommun

Vi har krav på oss i lag att genomföra olika anmälningar till hemkommunen, till exempel skolpliktsanmälningar, närvaroanmälningar eller om elev slutar i vår verksamhet. Detta ifall vårdnadshavare inte fullgör sin förpliktelse som denne har för eleven som har skolplikt. Mer information finns hos Skolverket Skolplikt och rätt till utbildning. Kopplat till detta behandlas följande personuppgifter:

• Namn på elev och vårdnadshavare
• Personnummer
• Adress
• Innehåll i orosanmälan t ex beskrivning av familjesituation, livssituation
• Uppgifter om hälsa eller religion kan förekomma i orosanmälan

Mottagare av personuppgifter: Hemkommun

Rättslig grund: Allmänt intresse, genomför anmälningar till hemkommun i enlighet med lag 7 kap. 22 § Skollagen.

Bevarande tid: Information om elev bevaras under tiden elev är inskriven i skolan och gallras därefter.

 

Kommunikation med socialtjänst

Under vissa förutsättningar kommunicerar vi med socialtjänsten eller lämnar ut uppgifter till dem, till exempel om vi gör en orosanmälan vilket det finns krav på i lag när vissa omständigheter föreligger. Kontakten sker via rekommenderat brev alternativt e-tjänster som kommunerna tillhandahåller. Uppgifterna som lämnas kommer från personal på skolan, eleven själv eller andra elever. Om detta sker behandlas följande personuppgifter:

• Namn på elev och vårdnadshavare
• Personnummer
• Adress
• Innehåll i orosanmälan t ex beskrivning av familjesituation, livssituation
• Uppgifter om hälsa eller religion kan förekomma i orosanmälan

Mottagare av uppgifter: Rektor, socialtjänst i hemkommun.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, 14 kap. 1 § Socialtjänstlagen, uppgifter om hälsa behandlas med stöd av art. 9 b) GDPR.

Bevarande tid: Underlag som skickas in ska inte sparas men det noteras att anmälan gjorts.